Грамотный руководитель понимает ценность человеческих ресурсов и умеет с ними работать. Есть ряд задач, которые невозможно никак автоматизировать, как раз для них и нужно полное внимание человека, его ресурсы, знания и опыт. В то же время, практически у каждого специалиста в любой области есть ряд рутинных задач, которые отнимают время и силы.
Когда мы говорим об HR-отделе, эта рутина растет в геометрической прогрессии. На плечах HR-менеджера лежат как сложные и объемные задачи, так и большое количество мелкой рутины. HR должен одновременно успевать следить за жизнью компании (учитывать отпуски, больничные, назначать митинги, вести базу кандидатов) и заниматься развитием корпоративной культуры, повышать лояльность сотрудников, разрабатывать индивидуальные планы развития.
Совместить два огромных пласта задач в рамках одного дня – физически невозможно. Когда компания развивается и сотрудников становится больше, рутинные задачи захлестывают HR-менеджера подобно цунами. В итоге, руководитель компании стоит перед выбором: бесконечно расширять HR-отдел или оптимизировать процессы в компании.
Что же делать?
На помощь приходит автоматизация процессов HR и рекрутинга. Такой подход позволяет тратить на рутину намного меньше времени, освобождая его под важные задачи. Когда HR-у не нужно вести миллион таблиц и бумажных документов, он полон сил для новых свершений и выполняет свои обязанности с большим энтузиазмом.
Что конкретно можно автоматизировать и с помощью чего? Сегодня есть 4 популярных HR-системы:
— Hurma System;
— Zoho People;
— BambooHR;
— Workable.
Давайте посмотрим на функционал и возможности каждой, чтобы решить, что лучше подойдет под ваши задачи.
Hurma System
Первая национальная украинская HRIS/HRM all-in-one система для HR рекрутинга и OKR. Система “проводит” кандидата от получения резюме до найма и помогает освоиться в компании. HR, со своей стороны, получает возможность мониторить настроение сотрудников, получать статистику и анализировать текучесть кадров, в два клика одобрять или отклонять все виды отсутствий, оптимизировать онбординг и адаптацию новых сотрудников.
Преимущества и функционал Hurma System:
— информация обо всех сотрудниках и структуре компании в одной системе;
— absence management – ведение и учет всех видов отсутствий, реализованы как сами запросы, так и сводный календарь, где они отображены;
— возможность синхронизировать календарь системы с Google-календарем;
— возможность создавать запросы для 1:1, Performance Review, Feedback, встреч с руководством компании;
— kanban-доска для рекрутеров;
— статистика и инфографика для HR и рекрутинга;
— база вакансий и кандидатов;
— интеграция с work.ua, rabota.ua, dou.ua, djinni.co, hh.ua, inco.works;
— парсинг резюме из разных типов файлов (.docx, .txt, .pdf, .rtf и др. );
— OKR – Objectives and Key Results – управление целями компании и сотрудников;
— автоматизация онбординга (Welcome, Adaptation, Probation interview);
— создание шаблонов для Performance Review;
— чат-бот AI Partner, который позволяет сделать все вышеперечисленное через мессенджер на любом устройстве;
— мониторинг настроения сотрудников;
— высокий уровень безопасности данных в системе.
Zoho People
HR-система с простыми настройками, созданная для облегчения рутинных задач по созданию отчетов и ведению данных о сотрудниках. У системы есть портал самообслуживания, позволяющий сотрудникам тоже участвовать в обработке данных, что существенно повышает точность.
Преимущества и функционал Zoho People
— централизованное хранение информации;
— ведение портала сотрудников;
— портал самообслуживания;
— простая настройка системы при помощи Drag&Drop;
— ведение и учет отсутствий сотрудников;
— возможность запрашивать отпуск;
— календарь компании;
— модуль для учета зарплат;
— функционал для Performance Review;
— создание задач и чек-листов;
— трекинг времени работы.
BambooHR
Система позволяет хранить и систематизировать всю информацию о сотрудниках на протяжении всего жизненного цикла – от получения резюме до Exit interview.
Преимущества и функционал BambooHR
— анализ данных о сотрудниках и формирование отчетов;
— автоматизация найма – воронка рекрутинга, подбор кандидатов и анализ эффективности;
— оптимизация онбординга – автоматизированные формы и анкеты для новых сотрудников;
— трекинг времени работы и зарплат;
— разделение прав доступа для разных типов пользователей.
Workable
ATS (Applicant Tracking System) система позволяет оптимизировать рекрутинг и ведение кандидатов. Система заточена на поиск подходящих резюме на job-порталах.
Преимущества и функционал Workable
— публикация вакансий на сайтах для поиска работы;
— ведение и управление базой кандидатов;
— возможность изменить интерфейс системы под фирменный стиль вашей компании;
— быстрый парсинг резюме;
— возможность создавать шаблоны для e-mail рассылки;
— удобный конструктор вакансий и анкет для соискателей;
— возможность импортировать имеющиеся данные в систему;
— приложение для Google Chrome, позволяющее искать кандидатов быстрее.
Сравнительная таблица HR-систем
Давайте просуммируем вышесказанное и посмотрим на данные в графическом виде, чтобы удобней было сравнить системы по общим параметрам.
Как видите, некоторые блоки есть только у одной из систем, другие – сразу у всех.
Так что же выбрать?
Мы рассмотрели только самые популярные системы, выбор, на самом деле, намного шире, но базовый функционал у HRIS/HRM часто совпадает. Прежде чем внедрять систему, проведите небольшой анализ в компании. В первую очередь, необходимо ответить на следующие вопросы:
Сколько человек у вас в компании?
Сколько вы готовы платить за систему в месяц/год?
Какие процессы больше всего нуждаются в оптимизации?
Какие функции являются обязательными?
Все ли сотрудники знают английский язык? Насколько удобно им будет пользоваться англоязычным интерфейсом?
Нужно автоматизировать работу HR-отдела, рекрутинга или обоих?
Важно ли вам перед покупкой получить триал-версию и посмотреть весь функционал заранее?
А что будет без автоматизации?
Можно ничего не автоматизировать и продолжать работать по старым шаблонам или перенести данные в Google-таблицы и решить, что на этом автоматизация закончена. Вопрос только в том, хотите ли вы развивать свою компанию, работать с лояльностью сотрудников и сохранять их эффективность без выгорания?
Если да, то без автоматизации не обойтись. Внедрение HRIS даст вам возможность оставаться конкурентоспособными на рынке и проявлять заботу не только об HR-отделе, но и о каждом сотруднике внутри каждой команды.