Бизнес в кризис: как коворкинг заработал на пустых офисах и не прогорел в карантин

1 июня «Минфин» запустил проект «Медиаподдержка малого и среднего бизнеса».

Мы пригласили к участию всех небольших предпринимателей, которые хотят поделиться своим опытом преодоления кризиса, возникшего в результате распространения эпидемии коронавируса.

Сегодня о выживании на карантине рассказала Анастасия Вестова, руководительница сети инновационных пространств HUB 4.0.

Кейс примечателен тем, что жесткий карантин фактически парализовал офисную жизнь. Многие даже начали высказывать мнение, что офис в его классическом виде ушел в прошлое. Поэтому те меры, которые предприняла команда HUB 4.0, чтобы остаться на плаву, вызывает особый интерес.

Анастасия поделилась своим видением трансформации привычной работы и антикризисными маркетинговыми приемами, которые помогли как HUB 4.0, так и его партнерам.

Читайте также: Как импортер дронов встретил эпидемию в Китае и спас бизнес в карантин

Как компания вошла в карантин

Правило №1: не поддаваться панике

Когда в Украине подтвердили первые случаи заболевания коронавирусом, команда HUB 4.0 начала готовиться к тяжелым временам с холодной головой.

«Мы работаем с молодыми профессионалами, которые умеют критически мыслить и не поддаваться панике. На первом этапе, на каждом этаже нашей локации (HUB 4.0 PODIL – ред.), мы разместили антисептики и сделали частой влажную уборку помещений. Люди не стали работать меньше, их работодатели и клиенты из-за границы еще не испытали рецессии – поэтому все было без изменений», – рассказывает Анастасия Вестова.

Весной стало понятно, что Украину мировой кризис не обойдет и что, скорее всего, карантин — это надолго. Поэтому компания поставила на паузу аренду конференц-залов и заблаговременно начала согласовывать с партнерами перенос дат ранее запланированных ивентов.

Общение в пределах локации проходило исключительно в масках.

Кризис – не повод терять лицо

В первую очередь надо было обеспечить исполнение заключенных с клиентами договоров.

«Мы не отказывали в доступе резидентам, которые работают в smart-офисах, при условии соблюдения условий социального дистанцирования. В договорах указано, что мы работаем для наших резидентов 24/7, поэтому для нас это безусловное правило», – утверждает Анастасия.

Основные проблемы

• Ограничение движения в Киеве

Настоящие проблемы для HUB 4.0 начались, когда в Киеве ввели жесткие карантинные ограничения. В первую очередь, из-за ограничения работы общественного транспорта. Сотрудники, не имевшие личного транспорта, уже физически не могли попасть в коворкинг.

«Мы прислушались к рекомендациям Кабинета министров, МИНЗДРАВА и КГГА и ограничили нашу деятельность. С этого момента ситуация стала абсолютно понятной: надо адаптироваться, по-другому никак», – вспоминает Анастасия.

Тогда компании пришлось сообщить своему сообществу о полном закрытии офисного пространства и отсрочке конференций. При этом сотрудники компании перешли в режим удаленной работы.

• Событие, которое нельзя ни с кем разделить

Пандемия испортила множество хороших планов. Этап ослабления карантина, к сожалению, не облегчил предпринимателям жизнь: кому-то не удалось пережить карантин, а кто-то должен был отказаться от воплощения идей ради экономии.

Похожая ситуация постигла и HUB 4.0, когда в апреле в эксплуатацию ввели новую локацию сети – HUB 4.0 CAMPUS.

«В течение первых недель карантина мы завершили отделочные работы и подготовили пространство к встрече со своими резидентами. Понятно, учитывая ситуацию с пандемией, об официальном открытии с вечеринкой и кейтерингом ни тогда, ни сейчас речи идти не может», – отмечает Анастасия.

Какие меры предпринимали

• Специальные предложения для потенциальных клиентов

Понимая, что часть клиентов освободит smart-офисы, маркетинговую активность пришлось сконцентрировать на поиске потенциальных резидентов.

Например, компания ввела систему скидок: -50% на первый месяц, -40% на второй и -30% на третий месяцы аренды и фиксированная скидка до конца текущего года.

«Специальные предложения помогли нам получить новые заявки и заполнить ряд офисов, которые высвободились», – утверждает руководитель коворкингов.

• Бесплатная маркетинговая поддержка резидентов

В то же время внутренняя маркетинговая активность была направлена на резидентов, партнеров и друзей, с которыми команда уже имела дело и поддерживала постоянные отношения.

За 5 лет существования HUB 4.0 создал разветвленную систему коммуникаций, поэтому имел возможность предоставить своим резидентам маркетинговую поддержку. Команда решила бесплатно создавать материалы о своих резидентах и распространять их через различные каналы связи: блог, Telegram-канал, рассылку и соцсети.

«На это предложение откликнулся целый ряд наших резидентов, но возникла задержка: большинство из них – это микро- и малый бизнес, стартапы и фриланс-команды, у которых маркетинговых материалов для распространения нет вообще. Поэтому мы взялись им помогать и в этом», — говорит Анастасия.

• Предзаказ на рабочие места и конференц-залы в период карантина с правом воспользоваться арендой потом

«Это была настоящая win-win история – делится Анастасия, — Мы получили средства на операционную деятельность, а наши партнеры смогли выбрать желаемую локацию, время и дату аренды по специальным ценам. Тем, кто остался нашими резидентами, мы предоставили выгодные индивидуальные условия, ведь все мы находимся в одной лодке».

• Скидки и создание безопасных расстояний в новой локации

Особенностью HUB 4.0 CAMPUS является его фокус на командах. После последнего ослабление карантина в нем уже можно работать – smart-офисы предлагаются из расчета шесть квадратных метров на человека. Этого расстояния достаточно, чтобы придерживаться дистанции, рекомендованной МЗ.

«Мы распространили действие всех специальных предложений на новое пространство, поэтому на сегодня можно констатировать большой интерес к нашей новой локации», – говорит Анастасия.

Результаты

Рабочие места нового поколения требуют гибкости

Часть бэк-офиса HUB 4.0 больше не вернется на постоянную работу в пространство. Этот формат изменен в пользу удаленной работы с обязательными оффлайн-встречами отделов и проектов.

«Это – не только оптимизация работы команды, это – требования времени. Вообще, наша философия рабочих мест соответствует философии наших резидентов. Мы сами работаем в собственных помещениях, не имея офиса как такового», – отмечает Анастасия.

Вернутся ли работники в офисы в будущем?

Одни эксперты утверждают, что коворкинги испытывают серьезные трансформации, ведь люди стараются максимально избегать контактов с другими.

Другие говорят, что этот бизнес будет активно развиваться, поскольку много компаний отказывается от постоянных офисов и переходит в формат «удаленная работа/собрания в коворкингах».

В HUB 4.0 видят несколько направлений развития этого рынка

“Весна 2020-го показала, что мощные офисы на несколько этажей с кабинетами, рецепциями и сотнями комнат для переговоров – это прошлое. Настало время super-flexible помещений, в стоимость которых включено много дополнительных услуг.

Команды могут встречаться в таких местах, время от времени работать в них, закрепляя за собой несколько фиксированных рабочих мест, забронировать переговорные комнаты заранее, планируя даты встреч, и не обрастать офисным хламом: все необходимое предоставляет коворкинг”, – заключает Анастасия.

На сегодня ситуация с падением оборота меняется к лучшему. Прежде всего это связано с введением в эксплуатацию новой локации сети HUB 4.0 CAMPUS, а также благодаря новым специальным предложениям и маркетинговым активностям.

Лояльность порождает лояльных клиентов

По словам Анастасии, резиденты высоко оценили совместную работу с маркетинг-командой компании. «Мы продолжим поддерживать тех, кто работает у нас, расширяя маркетинговые возможности, внедряя новые партнерские программы» – утверждает руководитель.

Сервис, который немного превышает ожидания

Анастасия отметила: первое, чему научил карантин – всегда иметь финансовую подушку безопасности. «Это must have для каждого предпринимателя, без нее нечего надеяться выйти из сложного положения», – уверяет он.

“Во-вторых, должен быть неизменный позитив и внимание к клиентам. Если предоставлять сервис, который немного превышает ожидания, у вас не будет проблем с лояльной аудиторией.

В-третьих, должен быть антикризисный план, в котором стоит отметить четкие шаги для выхода из кризисной ситуации”, – заключает предприниматель.

Так можно рассчитывать на успех, когда раздастся очередной «старт».

Для всех читателей «Минфина»

Читатели портала получат до 50% скидки на аренду инновационных smart-офисов и отдельные рабочие места от команды HUB 4.0.

Чтобы воспользоваться предложением, укажите промокод HUB50MINFIN во время звонка или заполнения электронной формы на сайте компании.

Скидка будет действовать в течение 15 дней с даты публикации статьи.

Для предпринимателей

Если вашему бизнесу тоже есть, что рассказать о собственном опыте выживания в условиях локдауна – присоединяйтесь к проекту «Медиаподдержки».

Редакция разместит публикации о предпринимателях на главной странице сайта. Чтобы принять участие, оставьте заявку на странице проекта.